Как написать заявление об отправке документов из отдела кадров почтой

Сделать это необходимо в течение нескольких дней, так как он может подать в суд, и работодателю придется выплачивать штраф и моральный ущерб.

В каком случае отправлять нельзя

Законодательством предусмотрен ряд правил, которые руководство обязано соблюдать, намереваясь отправлять трудовую книжку через почтовую связь. При этом он должен учесть тот факт, что направление формуляра без письменно подтвержденного согласия уволившегося сотрудника категорически недопустимо. Нельзя пересылать документ о стаже и в случае смерти работника. При возникновении подобных ситуаций трудовая передается в кадровую службу для хранения, где находится в течение двух лет. Далее его перемещают в архив, где срок содержания бланков составляет 75 лет.

Порядок отправления ТК по почте

Основные этапы процедуры увольнения выполняет кадровая служба.

1. Стандартный вариант — заявление на увольнение по собственному желанию, предполагающее обязательную отработку в течение двух недель (если речь не идет о директоре, срок предупреждения для которого иной).
2. Заявление на увольнение по соглашению сторон (обо всех нюансах читайте в статье на нашем портале «Порядок увольнения по соглашению сторон»).
3. Заявление на увольнение без отработки — разновидность второго типа. В этом случае — по договоренности с работодателем — можно не отрабатывать и уже на следующий день после подачи заявления не выйти на работу.
4. Заявление на увольнение при прохождении испытательного срока — будет отличаться от стандартного тем, что срок, за который надо предупредить работодателя, составляет всего 3 дня.

В некоторых случаях работник имеет полное право уволиться без отработки, не дожидаясь согласия работодателя.

Этот вопрос строго регулируется статьей 80 Трудового кодекса. Сотрудника не увольняют, если на его место письменно не пригласили другого работника, которому по закону нельзя отказать в заключении трудового договора.Подробнее: как отозвать заявление об увольнении

Увольнение по собственному желанию — основные моменты

Заявление работника

Надо

Приказ на увольнение

Надо

Запись в трудовой книжке

Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации

Сроки уведомления

14 дней, иногда до 3 дней, до одного месяца

Может ли работник отозвать заявление

Да

Заполнение формы Т-2

Надо

Срок выдачи документации и расчета

В последний рабочий день

Как правильно написать заявление на увольнение

Заявление составляют письменно.

В случае ее утери владелец вправе обратиться в трудовую инспекцию, и работодателю будет грозить солидный штраф.

Что касаемо формы, она должна быть стандартной для любой официальной бумаги: шапки, основной блок, обращение к руководителю, реквизиты. Отдельные особенности оформления в любом случае отдаются на откуп составителю.

Написать содержательную часть можно как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. В случае с выдачей трудовой книжки лучше отдать предпочтение именно рукописному варианту.

Таким образом у представителей организации не останется сомнений, что автором документа является их бывший работник, а автограф, заверяющий всё вышеизложенное, принадлежит именно ему.

Инструкция по составлению заявления

Заявление об отправке трудовой книжки по почте, как и любой другой деловой документ, берёт начало с шапки. Здесь мы должны указать, кому и от кого поступает обращение.

Такую услугу предоставляет почта России. Для сохранности внутреннего содержимого должна быть оформлена опись вложения.

К письму прилагается перечень бумаг, который оформляется самостоятельным документом по форме № 107, утвержденной ФГУП «Почта России» 10.
05.2012.

Если адресат проигнорировал необходимость поставить свою подпись на полученном бланке уведомления, директор вправе выслать ему расчетные документы.

Совет! Следует помнить, что трудовая книжка – официальный бланк, поэтому пересылка должна осуществляться ценным письмом, в которое вкладывается составленная заранее опись содержимого конверта. Это позволит избежать жалоб со стороны уволившегося сотрудника.

Ошибки работодателя при отправке трудовой по почте

Нередко даже опытные руководители способны совершать грубые ошибки при выдаче трудовой книжки, если уволившийся сотрудник не смог (или не захотел) забрать ее лично.

1. Документ о трудовом стаже решено было передать через близкого родственника, который работает в этой же компании.

В последний рабочий день руководство организации обязано выдать работнику все документы. Неисполнение этого требования является грубейшим нарушением трудового законодательства и влечет серьезные санкции для работодателя. Главный документ, который обязательно забирают перед тем, как уволиться, — трудовая книжка.

Если такой возможности по каким-либо причинам нет, работодатель обязан известить бывшего работника о необходимости забрать ее, после чего при неявке и с согласия человека ее направляют по почте. Кроме того, надо вернуть медицинскую книжку, документы об образовании и квалификации (если они хранились на предприятии), выдать справку о доходах и налогах (бывшую 2-НДФЛ) и выписку о трудовой деятельности СТД-Р (если трудовая книжка ведется в электронном виде, если не удается вручить СТД-Р сотруднику лично, его допустимо направить почтой, согласие работника не требуется).

Поскольку оно не подтверждается оформленной нотариально доверенностью, то не может иметь юридической силы. Следовательно, работодатель вновь нарушил процедуру.

Чтобы избежать недоразумений и не нарушать закон, рекомендуется передавать трудовую книжку непосредственно в руки ее владельца либо высылать по почте при наличии его письменного согласия.

Одной из обязанностей администрации, подтвержденных законодательно, считается выдача подчиненному трудовой книжки не позднее дня увольнения.

Работник подает документ лично или направляет его по почте (письмо Роструда № 1551-6 от 05.09.2006). Если работодатель не уволит работника по причине, что тот не принес ему заявление лично, он проиграет суд.

Обязательные условия

Если сотрудник после увольнения не забрал из отдела кадров свою трудовую книжку, работодатель обязан действовать в соответствии с нормативами ТК РФ и правилами ведения и хранения формуляров. Не стоит бежать в ближайшее почтовое отделение и отсылать его в срочном порядке. Целесообразно поступать последовательно.

1. Удостовериться, что формуляр принадлежит уволившемуся подчиненному.
2. Выяснить, находится ли он в городе, а также располагает ли он временем, чтобы забрать трудовую книжку собственноручно.
3. При отсутствии возможности найти бывшего работника, можно связаться с его родственниками.

Важно знать! И только если при выполнении всех условий войти в контакт с уволившимся гражданином не удалось, следует переслать документ о трудовом стаже и другие расчетные бумаги через почтовую службу России.